| Next IntelliForm 《
簡介及示範 IntelliForm 》
今天許多中小企業仍採用試算表來記錄重要的商業資料，例如發票、應付賬目等等。一些提供個人或小型工作組群使用的資料庫工具（例如微軟的Access）存在已久，但是至今仍未在中小企業中大行其道。究其原因：一方面資料庫工具提供一定程度的優點,
例如：(1) 優質的商業資料數據管理 (包括資料的完整性及一致性)，(2)可以隨著業務發展而擴展及 (3)可以非常方便地對商業數據進行分析。
另一方面資料庫工具亦有其缺點：(1) 對於非技術人員來說，管理資料庫會是一件比較困難的事情，故此需要雇用專業的資料庫管理員 (2)
一些建立在資料庫上的應用程式，如有需要進行修改，便需要專業的電腦程式人員介入。
一般的中小型企業忙於銷售，專注如何增加收入。資料庫的設置及管理，雖然在長遠工作上能提高整體的效率，但是在眾多的短期或中期目標中，還是屬於非急切性的。一些幫助到這一類中小企解決到問題的方案，先決條件必須要簡單及容易讓文職人員進行管理，因為如果為了使用一些解決方案，而需要雇用專業的電腦程式人員，例如資料庫管理員，對一般中小企來說未必化算的。
Next IntelliForm 是針對中小企的需要而構思出來，目的是令中小企可以利用 NextOffice 的辦公室自動化功能提高日常工作效率和生產力。IntelliForm
並不以資料庫而以工作表的格式儲存中小型企業的資料。以下我們以「應收帳目」為例簡介 IntelliForm 的概念：
IntelliForm 的「應收帳目」概念
在銷售前的過程中，涉及包括了輸入產品資料／目錄、發出報價、與客戶商討、交換通信及到最後由訂單撮成的銷售。
在履行交易的過程中，一張送貨單會跟服務／貨物一同送到客戶那裏。跟著會發出一張發票，當收到付款時，或會發出正式的收據。這部份可以利用
Next IntelliForm 完成。
IntelliForm 以試算表的格式整理訂單「應收帳目」資料庫。每一張IntelliForm都需要作若干的用戶化設定，包括：
(1) 個人資料的用戶化設定
(2) 樣式文件版面的用戶化設定 （如加入公司的商標）
(3) 工作表數據的用戶化設定
訂單「應收帳目」試算表包括以下的資料，用以製作整份或部份文件：
- Invoice (發票)
- Packing List (包裝列表)
- Delivery Note (送貨單)
- Certificate Of Origin (來源證明)
- Shipping Note (裝貨單)
- Official Receipt (正式收據)
發票 |
送貨單
|
透過NextOffice的自動完成工具，用戶只要：
選取、單擊、選擇 |
生產報表 |
之後，Next IntelliForm會自動製作該文件，而儲存在訂單工作表中的相關數據會跟樣式文件合併（例如：你選取產生一張發票，數據便會和發票樣式文件合併），中小企用戶可以完全控制樣式文件的版面。用戶可以利用Next
Writer編輯樣式文件（例如：加入公司商標），然後儲存樣式。
Next IntelliForm對中小企用戶最大的好處是用作統計分析。應收帳目的計算來自完成的訂單和訂單的數期。沒有一套有效率的應收帳目管理系統，當訂單的數量增加時，中小企便難以有效地記錄應收帳項。如果應收帳目不能正確或有效地作記錄，便會有現金流管理的潛在危機。
在「應收帳目」IntelliForm，試算表內置了智能工具，讓你只需單擊數個按鈕，便可以輕易地製作以下的報表：
- 應收賬目報表
- 7天過期賬戶報表
- 14天過期賬戶報表
- 30天過期賬戶報表
- 60天過期賬戶報表
- 90天過期賬戶報表
14天過期賬戶報表 |
應收賬目報表
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Next IntelliForm會在背後裏處理複雜的計算工作。既省時又方便。Next IntelliForm 另一個好處是它是通過巨集
(Macro) 來處理。NextOffice 包含了一個功能齊備的巨集 (OOBasic)開發平台讓你可以定義對話框、進行程式除虫等等。
NextOffice 巨集 (OOBasic)開發平台
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你可以在 Next IntelliForm 之上進行再開發， Next IntelliForm不但適合專業用戶和中小企，更為系統整合發展商提供
NextOffice 之上再開發的無限潛能，為拓展中小企 IT解決方案提供價廉物美的基礎。
《Next office Plus 詳細資料》
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