Next IntelliForm 《 简介及示范 IntelliForm 》

今天许多中小企业仍采用试算表来记录重要的商业资料，例如发票、应付账目等等。一些提供个人或小型工作组群使用的资料库工具（例如微软的Access）存在已久，但是至今仍未在中小企业中大行其道。究其原因：一方面资料库工具提供一定程度的优点, 例如：(1) 优质的商业资料数据管理 (包括资料的完整性及一致性)，(2)可以随着业务发展而扩展及 (3)可以非常方便地对商业数据进行分析。

另一方面资料库工具亦有其缺点：(1) 对于非技术人员来说，管理资料库会是一件比较困难的事情，故此需要雇用专业的资料库管理员 (2) 一些建立在资料库上的应用程式，如有需要进行修改，便需要专业的电脑程式人员介入。

一般的中小型企业忙于销售，专注如何增加收入。资料库的设置及管理，虽然在长远工作上能提高整体的效率，但是在众多的短期或中期目标中，还是属于非急切性的。一些帮助到这一类中小企解决到问题的方案，先决条件必须要简单及容易让文职人员进行管理，因为如果为了使用一些解决方案，而需要雇用专业的电脑程式人员，例如资料库管理员，对一般中小企来说未必化算的。

Next IntelliForm 是针对中小企的需要而构思出来，目的是令中小企可以利用 NextOffice 的办公室自动化功能提高日常工作效率和生产力。IntelliForm 并不以资料库而以工作表的格式储存中小型企业的资料。以下我们以“应收帐目”为例简介 IntelliForm 的概念：

IntelliForm 的“应收帐目”概念

在销售前的过程中，涉及包括了输入产品资料／目录、发出报价、与客户商讨、交换通信及到最后由订单撮成的销售。

在履行交易的过程中，一张送货单会跟服务／货物一同送到客户那?。跟着会发出一张发票，当收到付款时，或会发出正式的收据。这部份可以利用 Next IntelliForm 完成。

IntelliForm 以试算表的格式整理订单“应收帐目”资料库。每一张IntelliForm都需要作若干的用户化设定，包括：
(1) 个人资料的用户化设定
(2) 样式文件版面的用户化设定 （如加入公司的商标）
(3) 工作表数据的用户化设定

订单“应收帐目”试算表包括以下的资料，用以制作整份或部份文件：

• Invoice (发票)
• Packing List (包装列表)
• Delivery Note (送货单)
• Certificate Of Origin (来源证明)
• Shipping Note (装货单)
• Official Receipt (正式收据)

发票

送货单

透过NextOffice的自动完成工具，用户只要：

• 选取其中一个记录

选取、单击、选择

• 按“IntelliForm”图示来打开对话方块

生产报表

• 在对话方块中选取你所需的文件

之后，Next IntelliForm会自动制作该文件，而储存在订单工作表中的相关数据会跟样式文件合并（例如：你选取产生一张发票，数据便会和发票样式文件合并），中小企用户可以完全控制样式文件的版面。用户可以利用Next Writer编辑样式文件（例如：加入公司商标），然后储存样式。

Next IntelliForm对中小企用户最大的好处是用作统计分析。应收帐目的计算来自完成的订单和订单的数期。没有一套有效率的应收帐目管理系统，当订单的数量增加时，中小企便难以有效地记录应收帐项。如果应收帐目不能正确或有效地作记录，便会有现金流管理的潜在危机。

在“应收帐目”IntelliForm，试算表内置了智能工具，让你只需单击数个按钮，便可以轻易地制作以下的报表：

• 应收账目报表
• 7天过期账户报表
• 14天过期账户报表
• 30天过期账户报表
• 60天过期账户报表
• 90天过期账户报表

14天过期账户报表

应收账目报表

Next IntelliForm会在背后?处理复杂的计算工作。既省时又方便。Next IntelliForm 另一个好处是它是通过巨集 (Macro) 来处理。NextOffice 包含了一个功能齐备的巨集 (OOBasic)开发平台让你可以定义对话框、进行程式除虫等等。

你可以在 Next IntelliForm 之上进行再开发， Next IntelliForm不但适合专业用户和中小企，更为系统整合发展商提供 NextOffice 之上再开发的无限潜能，为拓展中小企 IT解决方案提供价廉物美的基础。

《Next office Plus 详细资料》